Profesionalūs pirkimai yra lengvesni, kai prieš apmokėjimą ir gaminimą susitariama dėl dokumentų reikalavimų. Jei išsiuntimo metu paprašysite neapibrėžtų dokumentų, siunta gali užtrukti arba paaiškėti, kad prašomas dokumentas niekada nebuvo įtrauktas į pasiūlymą.
Kontrolinis sąrašas turėtų būti pritaikytas gaminiui, paskirties vietai ir numatomam komerciniam naudojimui.
Apibrėžkite produkto specifikaciją
Specifikacijoje turėtų būti nurodyta rūšis, formatas, klasė, pakuotės vienetas ir kitos sutartos charakteristikos. Tai tampa pavyzdžių, gamybos ir tikrinimo nuoroda.
Naudokite vieną patvirtintą versiją ir visus pakeitimus užrašykite raštu. Prieštaringi specifikacijų failai yra dažnas ginčų, kurių galima išvengti, šaltinis.
Patvirtinkite paketais susietus įrašus
Paklauskite, kokie įrašai išduodami apie tikrąją partiją ir kurie dokumentai apibūdina tiekėją ar gaminį apskritai. Partijos identifikatorius turėtų sujungti prekes, etiketes ir atitinkamus bandymo dokumentus.
Prieš išsiųsdami peržiūrėkite pavadinimus ir numerius, kad jie būtų nuoseklūs. Dėl nedidelių skirtumų gali kilti klausimų vidinio patvirtinimo arba importo peržiūros metu.
Išvardykite komercinius ir transporto dokumentus
Sąskaitose faktūrose, pakavimo sąrašuose ir transportavimo įrašuose siunta turi būti nuosekliai aprašyta. Pirkėjas turėtų anksti pateikti teisingą įmonės pavadinimą, adresą ir pristatymo instrukcijas.
Jei dalyvauja brokeris arba įvykdymo sandėlis, patvirtinkite, kuriai šaliai reikia kopijų ir kokios nuorodos turi būti pateiktos dokumentuose.
Patikrinkite paskirties vietos reikalavimus savarankiškai
Produkto būsena ir importo reikalavimai skiriasi priklausomai nuo jurisdikcijos ir numatomo naudojimo. Tiekėjas gali pateikti turimus dokumentus, tačiau importuotojas turi nustatyti, ko reikalauja paskirties institucija ir jos atitikties komanda.
Nepasikliaukite dokumentu, naudojamu kitai šaliai ar kitai produktų kategorijai. Prieš užsakydami patvirtinkite tikslios siuntos reikalavimus.
Patvirtinkite dokumentų paketą prieš išleisdami
Jei įmanoma, paprašykite komercinių dokumentų projektų ir peržiūrėkite galutinę partijos pakuotę prieš išleidžiant prekes. Patvirtintus failus laikykite bendroje vietoje, prieinamoje pirkimo, kokybės ir logistikos komandoms.
Dokumentais patvirtintas patvirtinimo veiksmas sumažina paskutinės minutės pakeitimų skaičių, o gaunančiajai komandai suteikia visą informaciją, kai siunta atvyksta.