Οι επαγγελματικές προμήθειες είναι ευκολότερες όταν οι απαιτήσεις εγγράφων συμφωνούνται πριν από την πληρωμή και την παραγωγή. Το να ζητήσετε απροσδιόριστη γραφειοκρατία κατά την αποστολή μπορεί να καθυστερήσει μια αποστολή ή να αποκαλύψει ότι ένα έγγραφο που ζητήθηκε δεν συμπεριλήφθηκε ποτέ στην προσφορά.
Η λίστα ελέγχου πρέπει να είναι προσαρμοσμένη στο προϊόν, τον προορισμό και την προβλεπόμενη εμπορική χρήση.
Καθορίστε τις προδιαγραφές του προϊόντος
Η προδιαγραφή πρέπει να προσδιορίζει το είδος, τη μορφή, την ποιότητα, τη μονάδα συσκευασίας και άλλα συμφωνημένα χαρακτηριστικά. Γίνεται η αναφορά για τα δείγματα, την παραγωγή και την επιθεώρηση λήψης.
Χρησιμοποιήστε μία εγκεκριμένη έκδοση και καταγράψτε τυχόν αλλαγές γραπτώς. Τα αρχεία προδιαγραφών που βρίσκονται σε σύγκρουση είναι μια κοινή πηγή διαφορών που μπορούν να αποφευχθούν.
Επιβεβαιώστε τις εγγραφές που συνδέονται με παρτίδες
Ρωτήστε ποιες εγγραφές εκδίδονται για την πραγματική παρτίδα και ποια έγγραφα περιγράφουν τον προμηθευτή ή το προϊόν γενικότερα. Ένα αναγνωριστικό παρτίδας πρέπει να συνδέει τα προϊόντα, τις ετικέτες και τη σχετική τεκμηρίωση δοκιμής.
Ελέγξτε τα ονόματα και τους αριθμούς για συνέπεια πριν από την αποστολή. Μικρές διαφορές μπορεί να δημιουργήσουν ερωτήσεις κατά την εσωτερική έγκριση ή τον έλεγχο εισαγωγής.
Κατάλογος εμπορικών και μεταφορικών εγγράφων
Τα τιμολόγια, οι λίστες συσκευασίας και τα αρχεία μεταφοράς πρέπει να περιγράφουν την αποστολή με συνέπεια. Ο αγοραστής θα πρέπει να παράσχει έγκαιρα τη σωστή νομική επωνυμία, διεύθυνση και οδηγίες παράδοσης της εταιρείας.
Εάν εμπλέκεται μεσίτης ή αποθήκη εκπλήρωσης, επιβεβαιώστε ποιο μέρος χρειάζεται αντίγραφα και ποιες αναφορές πρέπει να εμφανίζονται στα έγγραφα.
Ελέγξτε ανεξάρτητα τις απαιτήσεις προορισμού
Η κατάσταση του προϊόντος και οι απαιτήσεις εισαγωγής διαφέρουν ανάλογα με τη δικαιοδοσία και την προβλεπόμενη χρήση. Ένας προμηθευτής μπορεί να παρέχει διαθέσιμα έγγραφα, αλλά ο εισαγωγέας πρέπει να καθορίσει τι απαιτεί η αρχή προορισμού και η δική της ομάδα συμμόρφωσης.
Μην βασίζεστε σε ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται για άλλη χώρα ή άλλη κατηγορία προϊόντων. Επιβεβαιώστε τις απαιτήσεις για την ακριβή αποστολή πριν την παραγγελία.
Εγκρίνετε το πακέτο εγγράφων πριν από την κυκλοφορία
Ζητήστε προσχέδια εμπορικών εγγράφων όταν είναι δυνατόν και ελέγξτε την τελική παρτίδα πριν από την κυκλοφορία των εμπορευμάτων. Διατηρήστε τα εγκεκριμένα αρχεία σε μια κοινόχρηστη τοποθεσία προσβάσιμη σε ομάδες αγορών, ποιότητας και επιμελητείας.
Ένα τεκμηριωμένο βήμα έγκρισης μειώνει τις αλλαγές της τελευταίας στιγμής και δίνει στην ομάδα παραλαβής μια πλήρη αναφορά όταν φτάσει η αποστολή.