Professional procurement is easier when document requirements are agreed before payment and production. Ha a feladáskor meg nem határozott papírmunkát kér, késleltetheti a szállítmányt, vagy kiderülhet, hogy a kért dokumentum soha nem szerepelt az ajánlatban.
Az ellenőrző listát a termékhez, a rendeltetési helyhez és a tervezett kereskedelmi felhasználáshoz kell igazítani.
Határozza meg a termékleírást
A specifikációnak meg kell határoznia a fajtát, a formát, a minőséget, a csomagolási egységet és az egyéb egyeztetett jellemzőket. Ez lesz a minták, a gyártás és az ellenőrzés átvételének referenciapontja.
Egy jóváhagyott verziót használjon, és minden változást írásban rögzítsen. Az ütköző specifikációs fájlok az elkerülhető viták gyakori forrásai.
Erősítse meg a kötegelt rekordokat
Kérdezze meg, hogy mely feljegyzések készültek a tényleges tételről, és mely dokumentumok írják le általánosabban a szállítót vagy a terméket. A batch identifier should connect the goods, labels and relevant test documentation.
Feladás előtt ellenőrizze a neveket és a számokat az egységesség érdekében. Kis eltérések kérdéseket vethetnek fel a belső jóváhagyás vagy az importálás során.
Sorolja fel a kereskedelmi és szállítási dokumentumokat
Invoices, packing lists and transport records must describe the shipment consistently. A vevőnek korán meg kell adnia a helyes cégnevet, címet és a szállítási utasításokat.
Ha bróker vagy teljesítési raktár érintett, erősítse meg, hogy melyik félnek van szüksége másolatokra, és mely hivatkozásokat kell feltüntetni a papírokon.
Ellenőrizze a rendeltetési hely követelményeit függetlenül
Product status and import requirements vary by jurisdiction and intended use. A szállító rendelkezésre bocsáthat dokumentumokat, de az importőrnek meg kell határoznia, hogy a rendeltetési hatóság és saját megfelelőségi csoportja mit kér.
Ne hagyatkozzon egy másik országhoz vagy más termékkategóriához használt dokumentumra. Megrendelés előtt erősítse meg a pontos szállítmányra vonatkozó követelményeket.
Kiadás előtt hagyja jóvá a dokumentumcsomagot
Request draft commercial documents when possible and review the final batch pack before the goods are released. Tartsa a jóváhagyott fájlokat egy megosztott helyen, amely elérhető a beszerzési, minőségügyi és logisztikai csapatok számára.
A dokumentált jóváhagyási lépés csökkenti az utolsó pillanatban bekövetkező változtatásokat, és a küldemény megérkezésekor teljes referenciát ad a fogadó csapatnak.