პროფესიონალური შესყიდვა უფრო ადვილია, როდესაც დოკუმენტის მოთხოვნები შეთანხმებულია გადახდამდე და წარმოებამდე. გაგზავნისას დაუზუსტებელი დოკუმენტაციის მოთხოვნამ შეიძლება შეაფერხოს გადაზიდვა ან გამოავლინოს, რომ მოთხოვნილი დოკუმენტი არასოდეს შედიოდა შეთავაზებაში.
საკონტროლო სია უნდა იყოს მორგებული პროდუქტზე, დანიშნულებაზე და დანიშნულ კომერციულ გამოყენებაზე.
განსაზღვრეთ პროდუქტის სპეციფიკაცია
სპეციფიკაციამ უნდა განსაზღვროს სახეობა, ფორმატი, კლასი, შეფუთვა და სხვა შეთანხმებული მახასიათებლები. ის ხდება მინიშნება ნიმუშების, წარმოებისა და მიღების შემოწმებისთვის.
გამოიყენეთ ერთი დამტკიცებული ვერსია და ჩაწერეთ ნებისმიერი ცვლილება წერილობით. დაპირისპირებული სპეციფიკაციების ფაილები აცილებადი დავების საერთო წყაროა.
დაადასტურეთ სერიებთან დაკავშირებული ჩანაწერები
იკითხეთ, რომელი ჩანაწერებია გაცემული ფაქტობრივი პარტიისთვის და რომელი დოკუმენტები აღწერს მომწოდებელს ან პროდუქტს უფრო ზოგადად. ჯგუფის იდენტიფიკატორი უნდა აკავშირებდეს საქონელს, ეტიკეტებს და შესაბამის სატესტო დოკუმენტაციას.
გადახედეთ სახელებს და ნომრებს თანმიმდევრულობისთვის გაგზავნამდე. მცირე განსხვავებამ შეიძლება შექმნას კითხვები შიდა დამტკიცების ან იმპორტის განხილვისას.
ჩამოთვალეთ კომერციული და სატრანსპორტო დოკუმენტები
ინვოისები, შეფუთვის სიები და ტრანსპორტირების ჩანაწერები თანმიმდევრულად უნდა აღწერონ გადაზიდვას. მყიდველმა ადრე უნდა მიაწოდოს სწორი იურიდიული კომპანიის სახელი, მისამართი და მიწოდების ინსტრუქციები.
თუ ჩართულია ბროკერი ან შესრულების საწყობი, დაადასტურეთ რომელ მხარეს სჭირდება ასლები და რომელი მითითებები უნდა იყოს წარმოდგენილი დოკუმენტებზე.
დამოუკიდებლად შეამოწმეთ დანიშნულების მოთხოვნები
პროდუქტის სტატუსი და იმპორტის მოთხოვნები განსხვავდება იურისდიქციისა და დანიშნულებისამებრ გამოყენების მიხედვით. მიმწოდებელს შეუძლია მიაწოდოს ხელმისაწვდომი დოკუმენტები, მაგრამ იმპორტიორმა უნდა განსაზღვროს, რას მოითხოვს დანიშნულების ორგანო და მისი შესაბამისობის ჯგუფი.
არ დაეყრდნოთ დოკუმენტს, რომელიც გამოიყენება სხვა ქვეყნისთვის ან პროდუქტის სხვა კატეგორიისთვის. დაადასტურეთ მოთხოვნები ზუსტი გადაზიდვის შესახებ შეკვეთამდე.
დაადასტურეთ დოკუმენტის პაკეტი გამოშვებამდე
მოითხოვეთ კომერციული დოკუმენტების პროექტი, როდესაც ეს შესაძლებელია და გადახედეთ საბოლოო პაკეტს საქონლის გამოშვებამდე. შეინახეთ დამტკიცებული ფაილები საზიარო ადგილას, რომელიც ხელმისაწვდომი იქნება შესყიდვების, ხარისხისა და ლოჯისტიკის გუნდებისთვის.
დოკუმენტირებული დამტკიცების ნაბიჯი ამცირებს ბოლო წუთების ცვლილებებს და მიმღებ გუნდს აძლევს სრულ მითითებას ტვირთის ჩამოსვლისას.