支払いと生産の前に文書要件に同意すると、専門的な調達が容易になります。発送時に不特定の書類を要求すると、発送が遅れたり、要求された書類がオファーに含まれていなかったことが判明したりする可能性があります。
チェックリストは、製品、目的地、商業用途に合わせて作成する必要があります。
製品仕様を定義する
仕様では、種、形式、グレード、梱包単位、およびその他の合意された特性を特定する必要があります。サンプル、製造、受入検査の参考となります。
承認された 1 つのバージョンを使用し、変更を書面で記録してください。矛盾する仕様ファイルは、回避可能な紛争の一般的な原因です。
一括リンクされたレコードを確認する
どの記録が実際のバッチに対して発行されたのか、またどの文書がサプライヤーまたは製品をより一般的に説明しているのかを尋ねてください。バッチ識別子は、商品、ラベル、および関連するテスト文書を結び付ける必要があります。
発送前に名前と番号の一貫性を確認してください。わずかな違いにより、内部承認または輸入レビューの際に疑問が生じる可能性があります。
商業文書および輸送文書のリストを作成する
請求書、梱包リスト、輸送記録には、出荷内容が一貫して記載されている必要があります。購入者は、正しい法人名、住所、配送指示を早めに提供する必要があります。
仲介業者または履行倉庫が関与している場合は、どの当事者がコピーを必要とするか、どの参照先が書類に記載される必要があるかを確認してください。
目的地の要件を個別に確認する
製品の状態と輸入要件は管轄区域と使用目的によって異なります。サプライヤーは利用可能な文書を提供できますが、輸入者は仕向先当局と独自のコンプライアンスチームが何を要求するかを判断する必要があります。
別の国または別の製品カテゴリーで使用されている文書に依存しないでください。注文する前に、正確な出荷の要件を確認してください。
ドキュメント パックをリリース前に承認する
可能であれば商業文書の草案を要求し、商品が発売される前に最終バッチ パックをレビューしてください。承認されたファイルは、購買、品質、物流チームがアクセスできる共有場所に保管してください。
文書化された承認手順により、直前の変更が軽減され、荷物の到着時に受け取りチームに完全な参照が提供されます。